Dall'archivio fisico all'accesso digitale: il progetto pilota di AUTHENTICA con la Cittadella degli Archivi di Milano
All'interno della Cittadella degli Archivi vengono custoditi milioni di documenti che raccontano la memoria amministrativa, urbanistica e sociale della città di Milano. Con oltre 200 chilometri lineari di materiale archivistico, la struttura rappresenta oggi una delle infrastrutture archivistiche pubbliche più avanzate d'Europa.
Il 13 maggio, il professor Francesco Martelli, direttore della Cittadella degli Archivi, ha inaugurato il nuovo polo archivistico insieme al suo dipartimento e al Comune di Milano, presentando un progetto che punta a ripensare il modo in cui patrimoni documentali di questa scala possono essere gestiti, consultati e valorizzati attraverso automazione, digitalizzazione e nuove tecnologie. All'evento era presente anche il sindaco Giuseppe Sala.
In questo contesto, AUTHENTICA ha presentato un progetto pilota sviluppato insieme alla Cittadella degli Archivi: un sistema che collega i faldoni archivistici ai rispettivi contenuti tramite tecnologia NFC.
Un'infrastruttura digitale applicata al patrimonio fisico
Gestire un archivio pubblico di questa dimensione significa coordinare quotidianamente un'enorme quantità di materiale fisico distribuito all'interno di una struttura altamente complessa. Identificazione dei faldoni, consultazione dei documenti, localizzazione e gestione dei flussi operativi richiedono ancora oggi tempo, movimentazione fisica e processi manuali.
Per supportare questo processo, AUTHENTICA ha sviluppato un progetto pilota basato su chip NFC applicati fisicamente ai faldoni archivistici e collegati a una piattaforma digitale dedicata.
Con un semplice tap del telefono, operatori e archivisti possono accedere immediatamente ai documenti e alle informazioni associate a ogni faldone, senza aprirlo fisicamente e senza dover consultare registri separati.
I chip permettono inoltre di localizzare i faldoni all'interno della struttura archivistica, facilitando la gestione fisica di un patrimonio documentale di scala enorme. Non si tratta di sostituire il documento cartaceo, ma di dargli un'identità digitale: un punto di accesso che connette l'oggetto fisico alle informazioni che lo riguardano.
Come funziona il sistema
Ogni chip NFC contiene un identificatore univoco collegato a una scheda digitale del faldone.
Quando un operatore avvicina il telefono al chip, viene reindirizzato direttamente ai contenuti associati: indice dei documenti, metadati e informazioni archivistiche correlate. L'interazione è immediata e non richiede applicazioni dedicate o procedure particolari. Il sistema funziona tramite smartphone, rendendo l'accesso alle informazioni semplice e naturale.
In pratica, il faldone smette di essere soltanto un contenitore fisico e diventa un punto di accesso ai contenuti che custodisce.
Lo stesso meccanismo che autentica una borsa o un capo di alta moda — un chip NFC che lega un oggetto fisico a un'identità digitale verificabile — può collegare un faldone archivistico al suo contenuto, ai suoi metadati e alla sua posizione fisica. Cambia il contesto, non l'infrastruttura. Scopri come funziona →
Oltre la gestione documentale: il potenziale esperienziale degli archivi
L'aspetto più interessante di questo progetto non riguarda soltanto la gestione operativa degli archivi.
L'accesso immediato ai contenuti tramite smartphone apre anche possibilità nuove in contesti culturali e pubblici, trasformando la consultazione archivistica in un'esperienza più interattiva e accessibile. Mostre, esposizioni, giornate di apertura al pubblico e percorsi culturali possono integrare contenuti digitali accessibili direttamente dai materiali fisici esposti.
Documenti, faldoni e materiali storici possono diventare punti di accesso a contenuti multimediali, approfondimenti, ricostruzioni storiche e materiali consultabili in tempo reale. È una direzione particolarmente interessante per archivi pubblici, musei, collezioni istituzionali e realtà che lavorano sulla valorizzazione del patrimonio storico e documentale.
Perché questo caso conta
La Cittadella degli Archivi è molto lontana dai contesti in cui normalmente si immagina una tecnologia di questo tipo. Eppure il problema che risolve è lo stesso: collegare un oggetto fisico alle informazioni che lo riguardano in modo immediato, affidabile e semplice da utilizzare.
La stessa infrastruttura sviluppata da AUTHENTICA per connettere elementi fisici e contenuti digitali può essere adattata a contesti completamente diversi, dalla gestione documentale agli ambienti culturali e istituzionali.
Archivi pubblici, musei, biblioteche, logistica e grandi infrastrutture documentali condividono spesso la stessa esigenza: trasformare oggetti fisici in punti di accesso immediato a dati e informazioni strutturate.
In un contesto come questo, la tecnologia non serve solo a identificare un oggetto, ma a creare un collegamento immediato tra archivio fisico e contenuti digitali.
Quello che hai appena visto applicato alla Cittadella degli Archivi è la nostra soluzione Archivi & Patrimonio Culturale: un'infrastruttura unica per archivi, musei, collezioni ed esposizioni — identificazione, localizzazione e accesso ai contenuti da un tap. Scopri la soluzione →
Hai un archivio, una collezione o un'infrastruttura documentale da connettere al digitale?
Valutiamo insieme un caso d'uso concreto sulla tua realtà — dall'identificazione e localizzazione fisica fino all'accesso digitale ai contenuti.
Richiedi la tua valutazione gratuita →FAQ
Serve un'app dedicata per utilizzare il sistema?
No. L'accesso ai contenuti avviene direttamente tramite smartphone e interazione NFC, senza applicazioni dedicate o procedure particolari.
I chip NFC sostituiscono il documento fisico?
No. L'obiettivo del progetto non è sostituire l'archivio cartaceo, ma collegarlo a un sistema digitale che renda contenuti e informazioni immediatamente accessibili.
Il sistema viene utilizzato solo per la consultazione dei documenti?
Non solo. L'infrastruttura permette anche di facilitare identificazione, gestione e localizzazione fisica dei faldoni all'interno della struttura archivistica.
Questo approccio può essere applicato anche fuori dal contesto archivistico?
Sì. Lo stesso tipo di infrastruttura può essere adattato a musei, collezioni, esposizioni, ambienti logistici e altri contesti in cui elementi fisici devono essere collegati a contenuti digitali e informazioni strutturate.
Uno sguardo al futuro
Siamo orgogliosi di aver contribuito a questo progetto insieme al professor Francesco Martelli e al team della Cittadella degli Archivi.
Vedere una tecnologia sviluppata da AUTHENTICA applicata direttamente alla memoria storica della città di Milano rappresenta un esempio concreto di come infrastrutture digitali e identità connesse possano aprire nuove modalità di gestione, accesso e valorizzazione del patrimonio pubblico.
Porta l'identità digitale ai tuoi oggetti fisici
Scopri come AUTHENTICA aiuta archivi, istituzioni culturali e brand a trasformare ogni oggetto in un punto di accesso a contenuti, metadati e informazioni strutturate.
Parliamone →